SOVEREIGN DEVOPS

Papierloses Büro mit Verfahrensdokumentation

Belege digital aufbewahren. Mit einer Dokumentation, die Ihr Steuerberater versteht.

Wer Papierbelege nach dem Scannen entsorgen will, muss beschreiben, wie im Betrieb gescannt, geprüft und aufbewahrt wird. Ich richte Ihr digitales Archiv ein und schreibe diese Verfahrensdokumentation mit Ihnen, abgestimmt mit Ihrem Steuerberater.

So läuft es ab

Was zusätzlich zum Basis-Paket dazukommt

Die Verfahrensdokumentation

Wir beschreiben gemeinsam, wer bei Ihnen was scannt, wie geprüft wird und wie lange aufbewahrt wird. Ich liefere die Vorlage und die technischen Teile.

Rechte und Protokolle

Jede Person sieht nur, was sie braucht. Änderungen an Dokumenten werden protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, wer was getan hat.

Aufbewahrungsfristen im Blick

Jeder Beleg bekommt seine Frist, sechs oder zehn Jahre. So wissen Sie, was Sie behalten müssen und was weg darf.

So läuft es ab

  1. Erstgespräch

    Welche Belege fallen an, wer arbeitet damit, wer ist Ihr Steuerberater?

    ca. 45 Min · kostenlos

  2. Einrichtung

    Archiv, Scanner, E-Mail-Abruf, Rechte und Fristen einrichten.

    2–3 Tage

  3. Dokumentation

    Verfahrensdokumentation gemeinsam ausfüllen und Ihrem Steuerberater vorlegen.

    ca. 2 Termine

  4. Einweisung und Wartung

    Team einweisen, danach Updates, Sicherung und Hilfe.

    laufend

Was es kostet

Paperless mit Verfahrensdokumentation

2.290 € einmalig

zuzüglich Scanner, den Sie nach meiner Einkaufsliste selbst bestellen

  • Alles aus Paperless Basis
  • Verfahrensdokumentation nach Muster, mit Ihnen ausgefüllt
  • Rechte- und Rollenkonzept
  • Änderungsprotokoll und Aufbewahrungsfristen
  • Unterlagen für Ihren Steuerberater

Papierloses Büro

2.890 € einmalig

statt 3.280 € einzeln, zuzüglich Scanner

  • Paperless mit Verfahrensdokumentation
  • Datensicherung nach 3-2-1 für das ganze Büro
  • Monatlicher Wiederherstellungstest
  • Wartung Standard für 139 € im Monat

Zusatz: Archiv von unterwegs und Automatisierung

Sicherer Zugriff auf das Archiv vom Handy oder von zu Hause, dazu automatische Regeln für wiederkehrende Belege.

890 € einmalig · Wartung + 15 € pro Monat

Nur das Archiv ohne Dokumentation?

Wenn Sie die Papierbelege ohnehin behalten, reicht das Basis-Paket.

Paperless Basis ab 1.690 €
Wartungpro MonatReaktionHilfe inklusive
Basis69 €innerhalb von 2 Werktagen30 Minuten
Standard (empfohlen)139 €am nächsten Werktag1 Stunde
Plus259 €am selben Werktag3 Stunden

Jede Wartungsstufe deckt bis zu zwei Pakete ab, jedes weitere kostet 30 € im Monat. Weitere Hilfe 90 € pro Stunde, Anfahrt 0,50 € pro km. Mindestlaufzeit 12 Monate, danach monatlich kündbar. Endpreise. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Häufige Fragen

Ist das Archiv dann GoBD-zertifiziert?

Eine amtliche GoBD-Zertifizierung für Software gibt es nicht. Ob Ihre Belegablage den Anforderungen genügt, hängt vom ganzen Verfahren ab: Technik, Abläufe und Dokumentation. Genau das richten wir zusammen ein und stimmen es mit Ihrem Steuerberater ab.

Muss mein Steuerberater mitmachen?

Er sollte die Verfahrensdokumentation einmal durchsehen. Ich bereite alles so vor, dass das ein kurzer Termin ist.

Darf ich die Papierbelege danach entsorgen?

Für die meisten Belege ja, wenn das Verfahren steht und dokumentiert ist. Einzelne Unterlagen müssen im Original bleiben. Welche das in Ihrem Betrieb sind, klären wir mit Ihrem Steuerberater.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Sie legen die Verfahrensdokumentation vor und können Belege direkt am Bildschirm zeigen oder exportieren.

Ansprechpartner

Ich komme zu Ihnen in den Betrieb. Danach wissen Sie, ob sich das papierlose Büro für Sie lohnt und was Ihr Steuerberater dazu braucht.

Unterwegs im Leiningerland, in Grünstadt, Bad Dürkheim, Ludwigshafen, Mannheim und Kaiserslautern.

Christoph, Großkarlbach